De uitdaging
Voor Stichting Kansrijk Onderwijs Enschede (KOE) is het belangrijk dat de technische installaties op alle locaties betrouwbaar functioneren. Goed onderhoud draagt direct bij aan een veilige en comfortabele leeromgeving voor leerlingen en medewerkers.
KOE wil het onderhoud van de gebouwgebonden installaties voor 30 basisscholen en het bestuurskantoor toekomstbestendig organiseren. Daarbij stond ontzorging van de scholen centraal, met duidelijke afspraken over kwaliteit, communicatie en storingsafhandeling.
De aanpak
Namens KOE heeft Acutus het volledige aanbestedingstraject begeleid. Als eerste stap is er een werkomschrijving opgesteld waarin de scope van het onderhoud is vastgelegd. Hierbij is onder andere gekeken naar:
- Preventief en correctief onderhoud
- Storingsafhandeling
- Periodieke controles en inspecties
- Rapportages en logboeken
- Communicatie met de basisscholen
Vervolgens zijn prestatie-eisen en KPI’s opgesteld om te kunnen sturen op kwaliteit en ontzorging. Denk hierbij aan responstijden en hersteltijden bij storingen, tijdige uitvoering van planmatig onderhoud, kwaliteit van rapportages, het aantal herhaalstoringen en de samenwerking met de scholen.
Acutus heeft daarna het volledige aanbestedingsproces ingericht en uitgevoerd, waaronder:
- Het opstellen en publiceren van de uitvraagdocumenten
- Het begeleiden van de vragenrondes (nota van inlichtingen)
- Het organiseren van de beoordeling, inclusief verificatiegesprekken
- Het opstellen van het gunningsadvies
Na de gunning is een kick-off met de onderhoudspartij georganiseerd. Hierin zijn afspraken gemaakt over planning, contact- en escalatielijnen, KPI-rapportages en de opstart per locatie.
Het resultaat
De aanbesteding is succesvol gegund aan een regionale installateur die goed aansluit bij de visie van KOE. Met duidelijke prestatieafspraken en heldere communicatieafspraken beschikt KOE nu over een onderhoudspartner die bijdraagt aan betrouwbare installaties en een goed functionerende leeromgeving.
Stel je vraag aan Martin